Informativa sul trattamento dei dati personali
ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR")
Ultimo aggiornamento: 29 ottobre 2026
1. Chi tratta i tuoi dati
Il titolare del trattamento è Contractbot S.r.l., con sede in Via Giacomo Puccini 1, 20121 Milano, P.IVA 14936480962 ("ContractBot", "noi").
Per qualsiasi domanda sui tuoi dati scrivi a privacy@contractbot.ai oppure alla PEC contractbot@namirialpec.it.
Non abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), perché la nostra attività non rientra nei casi in cui è obbligatorio (art. 37 GDPR).
2. Quali dati trattiamo, perché e su quale base
| # | Quando | Quali dati | Perché | Base giuridica | Per quanto tempo |
|---|---|---|---|---|---|
| A | Visiti il sito o l'app | Indirizzo IP, browser, pagine visitate, data e ora (log tecnici) | Far funzionare il sito, proteggerlo da abusi e attacchi | Legittimo interesse alla sicurezza (art. 6.1.f) | 90 giorni |
| B | Accetti i cookie di statistica o marketing | Dati di navigazione raccolti da Google Analytics 4 e LinkedIn Insight Tag | Capire come viene usato il sito e misurare le campagne | Consenso (art. 6.1.a), revocabile in ogni momento | Vedi la cookie policy |
| C | Ci scrivi, prenoti una demo o chiedi informazioni | Nome, cognome, email, azienda, ruolo, telefono se lo indichi, contenuto del messaggio | Risponderti e organizzare la demo | Misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6.1.b) | 24 mesi dall'ultimo contatto, se non diventi cliente |
| D | Attivi la prova o crei un account | Nome, cognome, email, azienda, password (cifrata), dati di accesso; se usi "Accedi con Google", nome, email e immagine del profilo Google | Fornirti il servizio, gestire l'account, assistenza, email di servizio (scadenze, alert, sicurezza) | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Per tutta la durata dell'account e poi 12 mesi per la gestione di eventuali contestazioni |
| E | Acquisti un abbonamento | Ragione sociale, P.IVA, indirizzo di fatturazione, email, dati di pagamento | Incassare e fatturare | Contratto (art. 6.1.b) e obblighi fiscali (art. 6.1.c) | 10 anni per i documenti fiscali (art. 2220 c.c.). I dati della carta li tratta solo Stripe: noi non li vediamo |
| F | Ti iscrivi agli aggiornamenti o scarichi una guida o un modello | Email, nome, azienda | Inviarti contenuti, novità e inviti a brevi interviste sul prodotto | Consenso (art. 6.1.a) | Fino a quando non ti cancelli (link in ogni email) |
| G | Sei cliente e non ti sei opposto | Email aziendale | Informarti su nuove funzioni e servizi simili a quello che usi | Legittimo interesse (art. 6.1.f e art. 130, c. 4, Codice Privacy) | Fino all'opposizione, che puoi esprimere con un clic |
| H | Ti contattiamo noi per la prima volta per lavoro (email o LinkedIn) | Nome, cognome, ruolo, azienda, email aziendale e profilo LinkedIn, presi da fonti pubbliche o dal tuo profilo professionale | Presentarti ContractBot come possibile soluzione per la tua azienda | Legittimo interesse a sviluppare l'attività (art. 6.1.f) | 12 mesi dal primo contatto senza risposta, poi cancellazione. Se ti opponi, smettiamo subito e conserviamo solo l'indirizzo in una lista di esclusione |
| I | Partecipi a un'intervista sul prodotto | Nome, ruolo, azienda, appunti e, solo se acconsenti, registrazione o trascrizione | Migliorare il prodotto | Consenso (art. 6.1.a) | 24 mesi, poi gli appunti vengono resi anonimi |
Riga H: da dove vengono i dati (art. 14). Profili professionali pubblici su LinkedIn, siti aziendali, registri pubblici delle imprese (ad esempio il Registro nazionale degli aiuti di Stato) e strumenti di ricerca contatti B2B (Crono). Nel primo messaggio indichiamo sempre chi siamo, dove abbiamo trovato il contatto e come opporsi.
Estensione per browser. Se installi l'estensione ContractBot per Chrome, questa invia a ContractBot solo i documenti che scegli tu: trascinandoli, con il tasto destro o con il pulsante ContractBot in Gmail e Google Drive. Per farlo legge, nelle pagine di Gmail e Google Drive, solo i riferimenti agli allegati e ai file selezionati. Non legge il contenuto delle email, non accede ad altri file e non raccoglie la cronologia di navigazione. I documenti inviati sono trattati come quelli caricati dall'app (riga D e DPA). Le preferenze delle notifiche restano salvate nel tuo browser.
Non usiamo i tuoi dati per decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici su di te (art. 22 GDPR).
3. Cosa succede se non ci dai i dati
I dati delle righe C, D ed E sono necessari: senza non possiamo risponderti, creare l'account o fatturare. Tutti gli altri sono facoltativi.
4. A chi comunichiamo i dati
I dati sono trattati dai soci e dai collaboratori di ContractBot autorizzati e istruiti (art. 29 GDPR), e da fornitori che agiscono come responsabili del trattamento con un contratto ai sensi dell'art. 28:
| Fornitore | Cosa fa | Dove tratta i dati |
|---|---|---|
| Contabo GmbH | Server dell'applicazione e del database | Germania (UE) |
| Amazon Web Services | Archivio dei documenti caricati nell'app | Germania (Francoforte) |
| OpenAI Ireland Ltd | Elaborazione AI dei testi e lettura delle scansioni, solo per gli utenti dell'app | Stati Uniti e altri paesi (endpoint globale) |
| Pinecone Systems, Inc. | Ricerca nei contratti caricati, solo per gli utenti dell'app | Unione europea (AWS eu-west-1, Irlanda) |
| Cloudflare, Inc. | DNS e distribuzione dell'app | Rete globale |
| Stripe Payments Europe Ltd | Pagamenti | UE, con possibili trasferimenti negli USA |
| Google Ireland Ltd | Analytics (con consenso), accesso con Google, posta aziendale | UE e USA |
| LinkedIn Ireland Unlimited Company | Insight Tag (con consenso), messaggi | UE e USA |
| Calendly LLC | Prenotazione delle demo | USA |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Email di servizio e alert | Unione europea (Francia) |
| Crono | Invio di email commerciali e gestione dei contatti | Regno Unito (sede a Londra, uffici a Milano e Barcellona); trasferimento basato sulla decisione di adeguatezza UE per il Regno Unito |
| Cloudflare, Inc. (Cloudflare Pages) | Hosting del sito https://contractbot.ai | USA e rete globale; trasferimento basato su Data Privacy Framework e clausole contrattuali tipo |
| Studio del commercialista | Contabilità e fatturazione | Italia |
Su richiesta forniamo l'elenco aggiornato. Comunichiamo i dati alle autorità solo quando la legge lo impone.
5. Trasferimenti fuori dall'Unione europea
Alcuni fornitori hanno sede o server negli Stati Uniti. In quei casi il trasferimento avviene perché il fornitore aderisce al EU-U.S. Data Privacy Framework (decisione di adeguatezza della Commissione del 10 luglio 2023) oppure in base alle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione (art. 46 GDPR). Puoi chiederci copia delle garanzie scrivendo a privacy@contractbot.ai.
Lo sviluppatore che si occupa della manutenzione tecnica opera dal Pakistan: il trasferimento è coperto dalle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea (decisione 2021/914).
6. I tuoi diritti
Puoi chiederci in ogni momento di:
- accedere ai tuoi dati e riceverne copia (art. 15);
- correggerli (art. 16) o cancellarli (art. 17);
- limitarne il trattamento (art. 18);
- riceverli in un formato leggibile da una macchina per trasferirli a un altro fornitore (portabilità, art. 20);
- opporti al trattamento basato sul legittimo interesse, e sempre e senza motivazione al marketing (art. 21);
- revocare il consenso in qualsiasi momento, senza effetti su quanto fatto prima.
Scrivi a privacy@contractbot.ai. Rispondiamo entro un mese (art. 12.3).
Se ritieni che il trattamento violi il GDPR puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), piazza Venezia 11, 00187 Roma.
7. Sicurezza
Usiamo connessioni cifrate (HTTPS), password conservate solo in forma cifrata, accesso ai documenti limitato all'account che li ha caricati e archiviazione cifrata dei file.
8. Modifiche
Se cambiamo questa informativa aggiorniamo la data in alto. Se le modifiche sono importanti e hai un account, te lo comunichiamo via email.