Facciamo il conto insieme, perché quasi nessuno lo fa all’inizio.
Un bando regionale finanzia un progetto di trentasei mesi, avviato a gennaio 2026. Il progetto chiude a dicembre 2028. Il rendiconto finale parte nei primi mesi del 2029, l’istruttoria porta via qualche mese e il saldo arriva entro la fine dello stesso anno. A quel punto scatta l’obbligo di conservazione: cinque anni dal 31 dicembre dell’anno in cui è stato effettuato l’ultimo pagamento.
Vuol dire fino al 31 dicembre 2034. Dal giorno in cui avete firmato la convenzione sono nove anni.
Per chi lavora in amministrazione o in controllo di gestione questo cambia la natura del lavoro. Non state archiviando per il rendiconto: state archiviando per un controllo che può arrivare quando il project manager che ha caricato quel file ha cambiato azienda da un pezzo, la cartella è stata riorganizzata due volte e il fornitore si chiama in un altro modo perché nel frattempo è stato incorporato.
Quanto durano gli obblighi di conservazione dei documenti di un progetto finanziato
Il riferimento è l’articolo 82 del Regolamento (UE) 2021/1060: cinque anni a decorrere dal 31 dicembre dell’anno in cui l’Autorità di gestione effettua l’ultimo pagamento al beneficiario. Il termine si interrompe in caso di procedimento giudiziario o su richiesta della Commissione, e può essere più lungo quando lo prevedono le regole sugli aiuti di Stato o la normativa fiscale nazionale.
La data che conta, quindi, non è la chiusura del progetto. È l’ultimo bonifico che ricevete, che arriva dopo il rendiconto finale e dopo l’istruttoria. Ogni mese di ritardo nell’istruttoria è un mese in più di obbligo.
Il problema non si vede mentre lo state costruendo
Nei primi mesi di progetto l’archivio funziona sempre. Le spese sono poche, chi le ha fatte se le ricorda, il contratto con il fornitore è stato firmato la settimana scorsa e sta ancora in cima alla cartella.
Il costo si accumula in silenzio e si presenta tutto insieme in due momenti: quando si prepara il rendiconto e quando arriva una verifica. In entrambi i casi la domanda non è generica. È “mandami il contratto con il fornitore X e il timesheet della persona Y per il mese Z”, e la risposta deve arrivare in giorni, non in settimane.
Nelle interviste che abbiamo fatto con aziende che lavorano su progetti finanziati torna sempre lo stesso schema. Il tempo per rispondere a quella domanda non è concentrato su una persona sola: è diviso tra dieci o dodici colleghi che alimentano lo stesso scadenzario, e proprio per questo nessuno lo vede come un costo. Il responsabile amministrativo di una di queste società, circa 40 persone, ha stimato che solo lo scadenzario in entrata, compilato a mano da più colleghi, assorbe più di 20 ore al mese. Ognuno ci mette venti minuti, quindi nessuno si lamenta, e nessuno lo misura.
I documenti che vi chiederanno davvero
Le guide alla rendicontazione dei programmi regionali sono più specifiche di quanto si ricordi a memoria. Sul FESR 2021-2027, per una singola voce di spesa, il fascicolo tipico contiene:
- la fattura, in formato xml o xml.p7m se nativamente digitale, con l’annotazione del CUP;
- la quietanza di pagamento: estratto conto, mandato quietanzato o ricevuta di versamento;
- il documento che giustifica la spesa: contratto, ordine di acquisto, lettera di incarico;
- per il personale, timesheet e cedolini, più i prospetti di calcolo;
- i prospetti della contabilità separata, se avete scelto la codificazione contabile invece del conto dedicato.
Due regole vale la pena tenerle a mente perché non ammettono correzioni successive. La prima: i pagamenti devono essere tracciabili, e un pagamento in contanti rende la spesa inammissibile per intero, anche quando è parziale. La seconda: la documentazione deve essere immediatamente disponibile in sede di accertamento. Non “recuperabile”: disponibile.
Il punto che sfugge è che questi documenti non vivono nello stesso posto. La fattura sta nel gestionale. La quietanza sta nell’home banking o in un estratto conto scaricato mesi fa. Il contratto sta su Drive, o nella mail di chi l’ha firmato. Il timesheet sta in un foglio condiviso. Al momento del controllo devono tornare insieme, per ogni singola riga di spesa.
Dove si rompe l’archivio, in pratica
Quattro modi, e li abbiamo visti tutti più di una volta.
Il firmato resta nella mail. Il contratto viene negoziato via email, firmato, e nessuno lo carica nella cartella del progetto. Su Drive c’è la bozza. Quella firmata sta nella casella di chi l’ha chiusa.
Il nome non coincide. Il progetto ha un acronimo interno, il bando ha un codice, il fornitore è archiviato con il nome commerciale ma fattura con la ragione sociale. Chi cerca tre anni dopo non sa quale delle tre parole usare, e la ricerca di Drive guarda il nome del file.
La cartella è organizzata per anno. Funziona per la contabilità ordinaria e non per una commessa pluriennale, dove la stessa spesa può avere l’ordine nel 2026, la fattura nel 2027 e il collaudo nel 2028.
Chi ha archiviato non c’è più. Su nove anni è la normalità, non l’eccezione. E la logica con cui aveva organizzato le sottocartelle non è scritta da nessuna parte.
Se l’archivio del progetto vive su Google Workspace, conviene partire dalle regole di base: ne abbiamo scritto in come gestire i contratti su Google Drive senza perdere versioni e scadenze.
Tre cose che reggono nove anni
Non servono strumenti nuovi per questi tre passaggi. Servono una decisione presa all’inizio e la disciplina di tenerla.
Un posto solo per progetto, deciso il primo giorno. Una cartella per progetto, non per anno e non per persona, con dentro la stessa struttura per ogni voce di spesa. La regola vale anche per i documenti che nascono altrove: il contratto firmato via mail si carica lì, sempre, entro la settimana.
Il codice nel nome del file. CUP del progetto e riferimento della spesa nel nome di ogni documento. È il compromesso più economico con il fatto che la ricerca di Drive legge i nomi dei file e non il contenuto dei PDF.
Il collegamento tra documento e spesa, scritto. È quello che le guide chiamano prospetto della contabilità separata, ed è anche il file che vi salva in sede di controllo: una riga per ogni spesa, con il riferimento al giustificativo, alla quietanza e al contratto. Se questo prospetto è aggiornato mese per mese, il rendiconto finale è una stampa. Se lo si costruisce a posteriori, sono due settimane di lavoro.
Sulle scadenze che il progetto porta con sé, dalle proroghe ai termini di rendicontazione intermedia, il metodo è lo stesso che usiamo per scadenze, rinnovi e preavvisi dei contratti.
Quando ContractBot può aiutare
Le tre regole qui sopra riducono il disordine, ma non risolvono il problema di fondo: a distanza di anni bisogna comunque aprire i documenti per sapere cosa c’è scritto dentro. Quale fornitore aveva quale condizione di pagamento, quale contratto copre quella fornitura, cosa prevede la lettera di incarico di quel collaboratore.
ContractBot lavora sull’archivio dei contratti già firmati. Si caricano i contratti del progetto e si chiede quello che serve in italiano, invece di cercare nelle cartelle: qual è il contratto con il fornitore X, quali condizioni prevede, quale incarico copre quella spesa. La risposta arriva con il riferimento al documento e alla clausola da cui è stata ricavata, quindi resta verificabile, che è la condizione minima perché sia utilizzabile davanti a un controllore. Le scadenze di rendicontazione e di conservazione scritte nella convenzione finiscono nello scadenzario, con un reminder prima del termine.
Per un’organizzazione che segue più progetti contemporaneamente, la differenza non è il singolo documento trovato prima. È che la domanda del revisore smette di essere un evento che blocca due persone per un pomeriggio. Su come funziona la ricerca in linguaggio naturale, e su come verificarla prima di adottarla, abbiamo scritto una guida dedicata a come trovare informazioni nei contratti.
Prova ContractBot su un progetto in corso
Carica la convenzione e i contratti con i fornitori di un progetto, e chiedi quello che di solito vi chiede il controllore.
Domande frequenti
Per quanto tempo vanno conservati i documenti di un progetto finanziato?
Il riferimento è l’articolo 82 del Regolamento (UE) 2021/1060: cinque anni a decorrere dal 31 dicembre dell’anno in cui l’Autorità di gestione effettua l’ultimo pagamento. Il termine si interrompe in caso di procedimento giudiziario o su richiesta della Commissione, e può essere più lungo quando lo prevedono le regole sugli aiuti di Stato o la normativa fiscale nazionale.
Basta conservare le fatture?
Le fatture sono una parte del fascicolo. Servono anche le quietanze che dimostrano il pagamento, il contratto o l’ordine che giustifica la spesa, timesheet e cedolini per i costi del personale, e i prospetti della contabilità separata.
Cosa succede se un documento non si trova durante una verifica?
La documentazione deve essere immediatamente disponibile in sede di accertamento, e il beneficiario ne è responsabile. Se manca, la spesa rischia di essere considerata inammissibile, con la possibilità che il contributo venga revocato in tutto o in parte. Un documento introvabile non è un fastidio organizzativo: è una spesa già sostenuta che rischia di non essere rimborsata.
Serve per forza un conto corrente dedicato?
Le guide regionali ammettono due strade alternative: un conto corrente dedicato alle operazioni di pagamento del progetto, oppure una codificazione contabile adeguata accompagnata da un prospetto che colleghi ogni giustificativo al relativo conto di costo.
Google Drive è sufficiente per l’archivio di un progetto finanziato?
Per conservare i file può bastare, a patto che la struttura sia decisa all’inizio e rispettata. Il limite si presenta quando bisogna ritrovare un’informazione precisa a distanza di anni, perché la ricerca lavora sui nomi dei file e non collega una fattura al contratto che la giustifica.
Fonti
- Regolamento (UE) 2021/1060, disposizioni comuni sui fondi 2021-2027
- Manuale per i beneficiari, PN Giovani Donne e Lavoro, Ministero del Lavoro: obblighi di conservazione ai sensi dell’art. 82 del Reg. (UE) 2021/1060
- Finpiemonte, Guida unica alla rendicontazione dei costi, PR FESR 2021-2027
- Regione Emilia-Romagna, manuali di rendicontazione PR FESR 2021-2027