Google Drive, SharePoint e un software dedicato possono tutti ospitare un archivio di contratti aziendali, ma risolvono problemi diversi. Drive privilegia semplicità e collaborazione. SharePoint permette di progettare un sistema documentale con metadati e workflow. Un software verticale concentra il lavoro sulle informazioni contenute nei contratti e sulle attività successive alla firma.
La scelta parte dal processo che oggi rallenta l’azienda. Se il problema è soltanto l’ordine delle cartelle, può bastare migliorare l’archivio. Se ogni domanda richiede di trovare la versione corretta, leggere allegati e aggiornare uno scadenzario, serve valutare un livello di struttura maggiore.
Diciamolo chiaramente, perché guida tutto il resto di questo confronto: il vero concorrente di un software come ContractBot raramente è un altro prodotto della stessa categoria. È l’archivio che l’azienda ha già, Drive o SharePoint che sia, perché funziona abbastanza bene da non essere mai sostituito, anche quando il costo nascosto di tenerlo in piedi è alto. Il responsabile amministrativo di una società di circa 40 persone che lavora su progetti finanziati, e tiene l’intero archivio su Google Drive, ci ha detto che un cambio di sistema sarebbe un cambio di abitudini prima ancora che di software: “Alternative ti richiedono anche di spostarti totalmente da Google Drive […] sarebbe veramente complicato.” Chi valuta uno strumento verticale non sta scegliendo tra due prodotti equivalenti: sta decidendo se vale la pena cambiare un’abitudine che, a prima vista, funziona. E spesso la risposta giusta è non cambiarla, ma affiancarla.
Il confronto in sintesi
| Criterio | Google Drive | SharePoint | Software dedicato |
|---|---|---|---|
| Avvio | Rapido se già in Workspace | Richiede progettazione | Richiede caricamento dei contratti |
| Archivio | Cartelle e Drive condivisi | Librerie e tipi di contenuto | Dati estratti dai contratti |
| Versioni | Cronologia e nuove versioni | Versioning configurabile | Dipende dal prodotto |
| Metadati | Possibili con processi paralleli | Colonne, viste e regole | Estratti o gestiti nel flusso verticale |
| Ricerca | File, testo e funzioni AI disponibili | Ricerca, metadati e funzioni Microsoft | Domande su clausole e archivio, se previste |
| Scadenze | Foglio e calendario separati | Regole o Power Automate | Calendario e reminder, se inclusi |
| Manutenzione | Regole organizzative | Configurazione e amministrazione | Qualità dati, adozione e gestione utenti |
Quando scegliere Google Drive
Drive è proporzionato quando l’azienda usa già Google Workspace, i contratti vengono consultati occasionalmente e una persona riesce a mantenere versioni e scadenze con poco lavoro. È la soluzione più semplice da avviare, ma può generare strumenti paralleli quando date, importi e responsabilità vengono spostati in fogli e calendari.
- Pochi passaggi per caricare e condividere documenti.
- Bassa necessità di workflow o approvazioni personalizzate.
- Versione firmata sempre riconoscibile.
- Scadenzario mantenuto da un responsabile stabile.
Approfondisci il metodo nella guida gestire i contratti con Google Drive.
Quando scegliere SharePoint
SharePoint è adatto quando l’azienda è già nell’ecosistema Microsoft 365 e vuole costruire un processo documentale più governato. Metadati, versioni, autorizzazioni, Teams e Power Automate possono sostenere flussi articolati, ma richiedono scelte iniziali e manutenzione.
- Permessi e approvazioni hanno un peso rilevante.
- Servono viste e classificazioni condivise tra più reparti.
- L’azienda dispone di competenze interne o di un partner per la configurazione.
- Il sistema deve gestire documenti diversi dai soli contratti.
Per la configurazione, consulta gestione dei contratti in SharePoint.
Quando scegliere un software dedicato
Un software verticale diventa interessante quando il problema riguarda soprattutto il contenuto dei contratti e le attività dopo la firma. Può ridurre i passaggi necessari per trovare clausole e importi, confrontare più documenti, estrarre scadenze e mandare reminder. Il beneficio va però verificato su contratti reali, comprese scansioni, allegati e integrazioni.
- Le stesse domande su importi, pagamenti e obblighi ricorrono ogni settimana.
- La risposta richiede spesso più file o versioni.
- Scadenze e preavvisi vengono copiati a mano in altri strumenti.
- La conoscenza dell’archivio dipende da poche persone.
- Serve collegare ogni risposta alla fonte e ogni attività a un responsabile.
Il costo da confrontare non è soltanto il canone
Il confronto economico deve includere ciò che l’azienda paga oggi in tempo interno e ciò che dovrà sostenere per introdurre la nuova soluzione. Un prodotto economico può diventare costoso se richiede molte correzioni; una piattaforma completa può essere sproporzionata se vengono usate poche funzioni.
| Voce | Drive | SharePoint | Software dedicato |
|---|---|---|---|
| Configurazione | Struttura e regole interne | Tassonomia, permessi e workflow | Setup e verifica dei dati estratti |
| Migrazione | Riordino di cartelle e versioni | Pulizia e popolamento metadati | Caricamento, OCR e verifica |
| Gestione | Aggiornamento manuale di fogli e calendari | Manutenzione di viste, flussi e accessi | Utenti, correzioni e adozione |
| Uscita | File già disponibili | Esportazione di file e metadati | Esportazione di documenti, dati e scadenze |
La scelta per quattro scenari tipici
| Scenario | Prima opzione da valutare | Perché |
|---|---|---|
| Pochi contratti e consultazioni rare | Google Drive | Riduce la complessità se archivio e responsabile sono chiari |
| Documenti aziendali e workflow articolati | SharePoint | Metadati, permessi e automazioni coprono un processo più ampio |
| Contratti firmati con molte domande e scadenze | Software verticale | Concentra ricerca e attività post-firma |
| Negoziazione, approvazione e firma complesse | CLM completo | Serve governare l’intero ciclo contrattuale |
Cinque domande prima della decisione
- Quanto tempo serve per arrivare a una risposta verificata dentro un contratto?
- È sempre chiaro quale versione e quali allegati siano applicabili?
- Quante date vengono copiate in fogli o calendari separati?
- Quante persone dipendono da un collega che conosce l’archivio?
- Quale lavoro deve diminuire nei primi trenta giorni dopo l’avvio?
Dieci controlli per capire quale livello di struttura vi serve oggi, prima di confrontare prodotti o preventivi.
Quando ContractBot può aiutare
Il punto di questo confronto non è convincerti ad abbandonare Drive o SharePoint: come detto in apertura, quasi nessuno lo fa davvero, e non è nemmeno necessario. ContractBot si affianca all’archivio che usate già: i file restano dove sono, e in ContractBot carichi i contratti firmati, anche tutti insieme nei piani Core e Pro. Da lì fa quello che l’archivio da solo non fa: risponde alle domande sui contratti in linguaggio naturale, con la clausola accanto alla risposta, e trasforma le scadenze trovate nei documenti in reminder che arrivano prima del termine di disdetta.
Per confrontare funzioni e criteri di acquisto, leggi la guida ai software per la gestione dei contratti nelle PMI.
La checklist vi dice in due minuti dove intervenire, con o senza un nuovo strumento.
Domande frequenti
È meglio Google Drive o SharePoint per i contratti?
Drive è più semplice da avviare. SharePoint offre più struttura e configurazione. Valuta permessi, workflow, competenze disponibili e tempo che l’azienda può dedicare alla manutenzione.
Quando serve un software dedicato?
Quando ricerca di informazioni, controllo delle versioni e gestione delle scadenze assorbono tempo in modo ricorrente o dipendono da poche persone.
Un software dedicato sostituisce Drive o SharePoint?
Non necessariamente. Può affiancare l’archivio esistente e concentrarsi su consultazione e post-firma. Come avviene il caricamento dei contratti dipende dal prodotto scelto.
Come si confrontano i costi?
Somma licenza, configurazione, migrazione, formazione, manutenzione e uscita. Confronta il totale con le ore e gli strumenti richiesti dal processo attuale.